Vous souhaitez changer de syndic ?
La Régie Immobilière Fiducia vous éclaire sur les démarches
Comme beaucoup de copropriétés, votre immeuble est géré par un syndic professionnel désigné par l’ensemble des copropriétaires lors d’une assemblée générale. Mandataire du syndicat des copropriétaires, votre syndic a la charge d'administrer votre immeuble, de pourvoir à sa conservation, de faire respecter le règlement de copropriété, d'exécuter les décisions de l'assemblée générale, et de représenter votre syndicat.
Mais voilà, vous n'êtes plus satisfait des services de votre syndic de copropriété, votre assemblée générale approche avec le renouvellement du contrat de syndic? Comment changer de syndic en respectant la bonne procédure et le bon tempo ? C'est possible dès lors que vous suivez certaines règles. La Régie Immobilière Fiducia vous explique les procédures à suivre, les démarches à favoriser pour la réussite de votre projet ainsi que le déroulement de la passation entre l’ancien et le nouveau syndic.
I - Vous souhaitez vous séparer
de votre syndic
Vérifiez l’adhésion de la majorité avec le conseil syndical
Avant toutes actions ou démarches spécifiques, assurez-vous dans un premier temps que la majorité des copropriétaires est en phase avec cet objectif. Vérifiez que cette majorité est en effet désireuse d’un changement de mandataire pour la gestion de votre immeuble et souhaite lancer une consultation auprès de différents syndics.
Pour cela rien de plus simple, il vous suffit d’opérer un rapide sondage. Et bien entendu, si vous constatez que cette décision est partagée par le plus grand nombre et répond à un besoin collectif, il est temps de préparer le changement.
Préparez le changement de syndic bien en amont de l’assemblée générale
Vous souhaitez bien entendu collaborer avec un nouveau syndic de copropriété qui soit à l’écoute de vos besoins, qui prenne en compte votre contexte et réponde au cahier des charges financier que vous avez déterminé en amont.
Contactez plusieurs syndics de copropriété et comparez leurs propositions tarifaires, au regard des prestations proposées. Pour un comparatif juste et pertinent, prenez en compte plusieurs critères :
- Le sérieux. N’hésitez pas à mener votre petite enquête et à vous renseigner auprès des copropriétés gérées par le syndic en question. Le taux de satisfaction des copropriétaires déjà gérés par le syndic sélectionné est une donnée tout à fait significative et éclairante. Soyez attentif aux nombre d’immeubles que ce syndic a en mandat. En effet s'il s'occupe de nombreux immeubles, il risque potentiellement d'être moins disponible.
- Les prestations. Vérifiez l'étendue des prestations proposées dans le nouveau contrat et que le contrat proposé correspond au contrat cadre.
- Les honoraires. Ils sont libres, c’est pourquoi il vous est conseillé prudence et vigilance sur le montant des honoraires annexes. Votre attention ne doit en effet pas se porter uniquement sur les honoraires de gestion courante.
Optez pour une seule proposition
Le conseil syndical a retenu plusieurs propositions, il est alors préférable de vous mettre en accord sur une seule proposition à porter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. En évitant une division des voix entre les différentes propositions soumises, vous écartez la possibilité de vous retrouver, In Fine, sans syndic car aucune des propositions n'aura atteint la majorité requise.
Transmettez à votre syndic actuel la proposition retenue, en respectant les bons délais
Vous avez choisi, votre proposition doit alors être envoyée à votre syndic de copropriété actuel, par lettre recommandée avec accusé de réception, avant l’envoi des convocations d’assemblée générale. Votre courrier doit également proposer de tenir l’assemblée générale dans un lieu neutre, en dehors des locaux du syndic mis en concurrence.
Dans celui-ci, veillez à demander à ce que cette proposition soit portée à l'ordre du jour. Si besoin, le nouveau syndic concerné peut vous aider et vous accompagner dans cette démarche.
Votre proposition doit être réceptionnée par le syndic avant l'envoi de votre convocation d'assemblée générale. Il est donc très important d’être particulièrement vigilant sur le tempo à respecter dans cette procédure. Évitez par ailleurs d’informer votre syndic actuel sur votre projet et votre souhait de changement. Il pourrait être tenté de convoquer très rapidement l'assemblée générale, afin qu'il n'y ait pas de concurrent à l'ordre du jour pour cette année.
Vous recevez ensuite la convocation à l'ordre du jour avec les points habituels dont le renouvellement du mandat de votre syndic actuel, accompagné de la proposition d'un nouveau syndic. Bien entendu, le contrat de ce dernier doit être joint à cet ordre du jour.
Pas de division lors de l’assemblée générale
Afin d’obtenir l'élection d’un nouveau syndic de copropriété, la proposition soumise lors de l’assemblée générale doit nécessairement obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires (
article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
Si toutefois la majorité n'est pas obtenue, un second vote peut alors intervenir sur le champ. Au cours de celui-ci, la majorité des voix des seuls copropriétaires présents ou représentés est suffisante (
article 24 de la loi du 10 juillet 1965).
Durant l’assemblée générale, le syndic fait voter sur chacun des points à l'ordre du jour. Sur le point concernant
le renouvellement du mandat du syndic en cours, les copropriétaires qui souhaitent le changement doivent bien entendu voter contre.
Pour permettre le changement,
une concertation entre copropriétaires est conseillée avant l’AG, et ce, afin que la majorité de ceux présents ou représentés, vote contre le syndic en place. Si la majorité requise n'est pas atteinte, le syndic aura obligation de passer au vote sur la nouvelle proposition que vous avez envoyée.
Si vous votez pour, le changement de syndic est alors acquis. Il sera effectif dès le jour de l’assemblée générale.
II - Après l'assemblée générale,
les obligations de l’ancien syndic
L'ancien syndic se doit de transmettre à son successeur l’intégralité des pièces administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Une passation réglementée par la loi (
article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965) modifiée par
l’ordonnance du 30 octobre 2019 ). Aussi depuis le 1er juin 2020 de nouvelles dispositions s’appliquent aux contrats de syndics conclus ou renouvelés après à l’entrée en vigueur de l’ordonnance.Retrouvez des éclairages sur cette réforme
Petit tour d’horizon de quelques obligations du syndic sortant
Il n’est pas toujours agréable et confortable de laisser la place à la concurrence et certains syndics peuvent parfois mettre de la mauvaise volonté dans le respect des procédures officielles. :
- Une fiche synthétique (reprenant un état de situation de la trésorerie, références des comptes bancaires...) doit être remise par l’ancien syndic au nouveau, et ce, dans un délai de un mois. En cas de non respect de cette modalité, des pénalités de retard (par jour) sont imputées directement sur rémunération forfaitaire annuelle du syndic (elles viennent alors en déduction lors de l’arrêté des comptes). A noter que les coordonnées de la banque doivent-être communiquées au nouveau syndic dans un délai de 15 jours (à date de la cessation de ses fonctions, un mois auparavant).
- Les archives du syndicat doivent être transmises au nouveau mandataire dans le délai de 1 mois ( dans un format téléchargeable et imprimable). Cela concerne l’ensemble des documents ( y compris les documents dématérialisés).
- L’état des dépenses des copropriétaires, ainsi que l’état des comptes des copropriétaires doit être fourni dans un délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus
